Zásady uchovávání dat

Poslední aktualizace: 10. července 2024

Tyto zásady uchovávání dat popisují, jak společnost affrocubom shromažďuje, uchovává a likviduje osobní údaje a další data v rámci poskytování svých služeb. Cílem těchto zásad je zajistit transparentnost a soulad s obecně uznávanými principy ochrany dat.

1. Rozsah a účel

Tyto zásady se vztahují na veškerá data zpracovávaná v rámci platformy affrocubom, včetně dat uživatelů, klientů a dalších subjektů, jejichž osobní nebo obchodní informace jsou v rámci poskytování služeb zpracovávány. Uchovávání dat provádíme pouze v rozsahu nezbytném pro splnění stanovených účelů.

2. Typy uchovávaných dat

2.1 Identifikační a kontaktní údaje

Zahrnují jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a poštovní adresu. Tato data jsou shromažďována při registraci, uzavření smlouvy nebo odeslání dotazu prostřednictvím kontaktních formulářů.

2.2 Provozní a transakční data

Zahrnují záznamy o poskytnutých službách, historii objednávek, fakturační záznamy a platební informace. Tato data jsou nezbytná pro plnění smluvních závazků a vedení účetní evidence.

2.3 Technická a provozní data

Zahrnují IP adresy, záznamy o přístupu, soubory protokolů a informace o zařízení. Tato data jsou shromažďována automaticky za účelem zajištění bezpečnosti a funkčnosti platformy.

2.4 Komunikační záznamy

Zahrnují e-mailovou korespondenci, záznamy z chatů a jiné formy komunikace se zákaznickou podporou nebo obchodním týmem.

3. Lhůty uchovávání dat

Různé kategorie dat jsou uchovávány po různě dlouhou dobu v závislosti na jejich účelu a právních požadavcích.

4. Právní základ uchovávání

Data uchováváme na základě jednoho nebo více z následujících právních důvodů:

• Plnění smlouvy — zpracování je nezbytné pro poskytnutí objednané služby.
• Právní povinnost — uchovávání vyžadují platné právní předpisy v oblasti účetnictví, daní nebo archivnictví.
• Oprávněný zájem — uchovávání slouží k ochraně práv společnosti, předcházení podvodům nebo zajištění bezpečnosti systému.
• Souhlas — subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním pro konkrétní účel.

5. Přístup k datům a jejich ochrana

Přístup k uchovávaným datům je omezen pouze na zaměstnance a smluvní partnery, kteří jej potřebují k výkonu svých pracovních povinností. Veškerá data jsou chráněna technickými a organizačními opatřeními odpovídajícími jejich citlivosti, včetně šifrování, přístupových kontrol a pravidelných bezpečnostních auditů.

6. Přeshraniční předávání dat

Jako celosvětová platforma může být nezbytné uchovávat nebo zpracovávat data na serverech nacházejících se v různých zemích. V takovém případě zajišťujeme, aby přenos probíhal s využitím odpovídajících záruk a v souladu s platnými předpisy o ochraně dat.

7. Likvidace dat

7.1 Standardní likvidace

Po uplynutí příslušné lhůty uchovávání jsou data bezpečně zlikvidována nebo anonymizována tak, aby je nebylo možné přiřadit konkrétní fyzické osobě. Anonymizovaná data mohou být dále využívána pro statistické nebo analytické účely bez časového omezení.

7.2 Způsoby likvidace

• Elektronická data jsou trvale smazána z aktivních systémů a záložních úložišť.
• Fyzické nosiče dat jsou zničeny způsobem znemožňujícím obnovu informací.
• Anonymizace je prováděna nevratným způsobem.

7.3 Výjimky z likvidace

Data mohou být uchovávána déle, než stanovují výše uvedené lhůty, pokud:

• probíhá soudní, správní nebo jiné právní řízení, v němž jsou tato data relevantní,
• existuje povinnost uchovávání uložená příslušným orgánem veřejné moci,
• subjekt údajů požádal o zachování dat pro konkrétní dokumentovaný účel.

8. Zálohy a archivní kopie

Data obsažená v záložních kopiích systému mohou být uchovávána po dobu až 12 měsíců od jejich vytvoření. Zálohy jsou chráněny stejnou úrovní bezpečnosti jako primární datová úložiště a jsou přepísány nebo zlikvidovány v rámci pravidelného cyklu správy záloh.

9. Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají v relacionu k uchovávaným datům následující práva:

• Právo na přístup — možnost požádat o přehled dat, která o nich uchováváme.
• Právo na opravu — možnost požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz — možnost požádat o smazání dat, nejsou-li dále potřebná nebo je-li zpochybněn právní základ jejich zpracování.
• Právo na omezení zpracování — možnost požádat o pozastavení zpracování po dobu prověřování vznesené námitky.
• Právo na přenositelnost — možnost obdržet vlastní data ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.

Žádosti týkající se výkonu těchto práv lze zaslat na e-mailovou adresu [email protected] nebo poštou na adresu Na Stínadlech 2386, 415 01 Teplice, Czechia. Na každou žádost reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení.

10. Správce dat a kontaktní informace

Správcem osobních údajů je společnost affrocubom se sídlem Na Stínadlech 2386, 415 01 Teplice, Czechia. V případě dotazů k těmto zásadám nebo ke způsobu uchovávání vašich dat nás kontaktujte:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +420 495 533 480
• Poštovní adresa: Na Stínadlech 2386, 415 01 Teplice, Czechia

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány s cílem odrážet změny v provozních postupech, technologiích nebo platných právních předpisech. O podstatných změnách budeme registrované uživatele informovat prostřednictvím e-mailu nebo oznámením na platformě. Datum poslední aktualizace je vždy uvedeno v záhlaví tohoto dokumentu. Doporučujeme tyto zásady pravidelně kontrolovat.